Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) führt jährlich eine Aktualisierung der für bestimmte Länder geltenden Pauschalbeträge durch. Diese Pauschalen decken Mehrkosten für Verpflegung und Übernachtungen ab, die während dienstlicher oder beruflicher Auslandsaufenthalte entstehen. Zum 1. Januar 2024 hat das BMF diese Beträge für mehrere Länder neu festgelegt – darunter Finnland, Italien, Kanada, Österreich und Spanien.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Pauschbeträge für Übernachtungskosten ausschließlich dann angewendet werden können, wenn sie vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie sind nicht anwendbar auf die Absetzung von Werbungskosten oder Betriebsausgaben, bei denen nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten geltend gemacht werden können. Die Verpflegungspauschalen hingegen können steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet und zugleich als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) die folgende Regelung:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland (jeweils ohne Tätigwerden) ist der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die "Zwischentage" ist in der Regel der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.